Informasjon om offentlige regler for oppbevaring av toll- og fraktdokumenter

Fra medlemsbedrifter har vi fått henvendelse om hvilke bestemmelser som gjelder for oppbevaring av toll- og fraktdokumenter. Vi mener vårt svar har allmenn interesse blant medlemsbedriftene.
(Av advokat Torgeir Gullaksen)

Både etter tolloven med forskrift og etter bokføringsloven med forskrift, foreligger det en plikt til oppbevaring av dokumenter. De aktuelle bestemmelsene i tollovgivningen finnes i tolloven § 4-12 og tollforskriften § 4-12-1 og de aktuelle bestemmelsene i bokføringslovgivningen finnes i bokføringsloven § 13 og forskrift om bokføring kapittel 7.

Begge regelsettene tillater elektronisk lagring av dokumentene. Oppbevaringspliktig materiale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Materialet skal kunne legges frem for myndighetene i en form som muliggjør kontroll i hele oppbevaringstiden. Videre skal materialet være tilgjengelig i lesbar form, og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. For å tilfredsstille disse kravene, må dokumentene lagres i PDF format eller et annet format som ikke tillater endring av dokumentene.

Tolloven § 4-12, tollforskriften § 4-12-1, forskrift om bokføring § 7-1 og bokføringsloven § 13 viser hvilke dokumenter som skal oppbevares og hvor lenge de forskjellige typer dokumenter skal oppbevares.

Tolloven:

§ 4-12. Oppbevaring av meldinger, deklarasjoner, dokumenter mv.

(1) Den som avgir pliktig melding til tollmyndighetene, herunder deklarasjon, skal oppbevare meldingen eller en kopi av denne. Dette gjelder enten meldingen er gitt på papir, ved bruk av elektronisk datautveksling, eller på annen måte. Tilsvarende gjelder for dokumenter, erklæringer mv. som skal fremlegges etter kapittel 3.

(2) Departementet kan gi forskrift om hvor, på hvilken måte, og hvor lenge meldinger eller meldingskopier og dokumenter og øvrige opplysninger som pliktes fremlagt, skal oppbevares etter denne paragraf, og om fritak fra oppbevaringsplikten.

Tollforskriften:
§ 4-12-1. Oppbevaringsplikt

(1) Oppbevaringsplikten omfatter også grunnlagsdokumenter mv. som er knyttet til deklarasjon eller melding.

(2) Oppbevaringsplikten gjelder ikke privatperson som avgir deklarasjon eller melding på papir eller bruker tollmyndighetenes fortollingsløsning på internett. Næringsdrivende som avgir deklarasjon eller melding på vegne av privatpersoner, skal oppbevare kopi av dokumentene.

(3) For deklarasjoner etter tolloven § 4-20, § 4-23 og § 4-24 og grunnlagsdokumenter knyttet til slike deklarasjoner, gjelder oppbevaringsplikten i ti år fra utgangen av det året deklarasjonen ble mottatt av tollmyndighetene. For papirbaserte deklarasjoner etter tolloven § 4-22 er tilsvarende oppbevaringsplikt tre år. For andre meldinger etter tolloven kapittel 4 er tilsvarende oppbevaringsplikt i ett år. Meldinger og grunnlagsdokumenter etter tolloven kapittel 3 skal oppbevares fra melding er avgitt til transportmiddelet har forlatt tollområdet.

(4) Oppbevaringspliktig materiale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Uvedkommende skal ikke ha adgang til materialet. Materialet skal kunne legges frem for tollmyndighetene i en form som muliggjør kontroll i hele oppbevaringstiden. Materialet skal være tilgjengelig i lesbar form, og tollmyndighetene kan kreve at materialet blir fremlagt vederlagsfritt på papir.

Bokføringsloven:
§ 13. Oppbevaring

Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes:

1. årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning,

2. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering,

3. dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen,

4. nummererte brev fra revisor,

5. avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning,

6. korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning,

7. utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte,

8. prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.

Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes. Departementet kan i forskrift fastsette nærmere krav til oppbevaringsmedier.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.

Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Departementet kan i forskrift fastsette krav om lengre oppbevaringstid for nærmere angitte typer primærdokumentasjon enn det som følger av annet ledd når det finnes nødvendig av hensyn til pliktig regnskapsrapportering eller skatte- og avgiftskontroll. Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak gjøre unntak fra bestemmelsene i annet ledd om oppbevaringssted og oppbevaringstid.

§ 13 b. Elektronisk tilgjengelighet

Bokførte opplysninger etter § 7 første ledd som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.

Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak gjøre unntak fra bestemmelsene i første ledd.

Forskrift til bokføringsloven:

§ 7-1. Oppbevaringsmedium

Regnskapsmateriale skal oppbevares på en måte som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden. Det samme gjelder bokførte opplysninger som skal holdes elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven § 13b.

§ 7-2. Sikkerhetskopi

Det skal foreligge en sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale.

Sikkerhetskopiering skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier og innen ajourholdsfristene i bokføringsloven § 7 annet ledd. Sikkerhetskopien skal oppbevares adskilt fra originalen. Testing av sikkerhetskopien skal skje minimum en gang i året.

Dersom regnskapsmateriale er erstattet ved overføring av regnskapsinformasjon til elektronisk medium med hjemmel i bestemmelser i eller i medhold av bokføringsloven, skal originalt regnskapsmateriale oppbevares til det er tatt sikkerhetskopi av det elektroniske regnskapsmaterialet.

Det skal foreligge en fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares. Fortegnelsen skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Reglene i bokføringsloven § 13 og § 13b, og i denne forskrift om oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, oppbevaringssted, oppbevaringstid, sikring og elektronisk tilgjengelighet gjelder tilsvarende for sikkerhetskopien som for originalen.

* * * * * *

I transportretten er det ikke noe lovmessig krav om oppbevaring av originale fraktbrev. Vi anbefaler imidlertid at de blir oppbevart i minst tre år av hensyn til eventuelle reklamasjoner og tvister. Fraktbrevene vil kunne være viktig dokumentasjon i eventuelle tvister og da bør de være tilgjengelig mint like lenge som den ordinære foreldelsesfristen som er tre år i Norge. Dersom det i en rettsak blir fremlagt kopi av et fraktbrev og det blir reist tvil om hvorvidt fraktbrevet er ekte, og man ikke kan fremlegge et originalt fraktbrev, vil det være opp til domstolens frie bevisvurdering å bestemme om kopien skal legges til grunn.